Swydd-ddisgrifiad a phrif gyfrifoldebau manwl

Gan weithio fel rhan o dîm Canolfan Ragoriaeth SBRI, bydd deilydd y swydd yn rhoi cymorth gweinyddol cynhwysfawr i'r Tîm.

Bydd gofyn i ddeilydd y swydd reoli dyddiaduron ac aildrefnu apwyntiadau sy'n gwrthdaro, trefnu cyfarfodydd, paratoi papurau cyfarfodydd a chymryd cofnodion. Bydd deilydd y swydd yn canfod ac yn darparu gwybodaeth pan fo'i hangen, gan gynnwys coladu adroddiadau.

Gan weithio fel rhan o'r tîm, bydd deilydd y swydd yn bwynt cyswllt cyntaf i'r tîm, a gall hyn ymestyn i randdeiliaid mewnol ac allanol eraill. Bydd deilydd y swydd hefyd yn derbyn a chroesawu ymwelwyr i'r adran.

. Diweddaru a chynnal system rheoli gwybodaeth effeithiol ac effeithlon i gynnwys yr holl ddata crai a gesglir, gwaith papur perthnasol y prosiect, deunyddiau hyfforddi, dogfennaeth brofi, gwireddu buddion, adrodd ar wersi a ddysgwyd, gwerthusiadau i greu gwybodaeth i gefnogi'r prosiect a gwella gwasanaethau ar draws Portffolio SBRI.

· Rheoli fersiynau dogfennau.

· Cwblhau tasgau gweinyddol hanfodol gan sicrhau bod holl dempledi dogfennau yn gyfredol.

· Gweithio gydag uwch aelodau'r tîm i sicrhau bod yr holl brosesau/adnoddau gan gynnwys achosion busnes, manylebau, cynlluniau prosiect, cynlluniau profi a hyfforddi, dadansoddi buddion, a logiau risg a phroblemau, a chamau dilynol yn cael eu cwblhau ac yn gyfredol trwy gysylltu ag aelodau'r tîm i sicrhau eu bod yn cyfrannu atynt.

· Cyflawni holl agweddau’r gwaith mewn modd darbodus ac effeithlon a thrwy hynny, gyfrannu at reoli adnoddau cyfyngedig.

· Trefnu gweithdai a digwyddiadau gan gydweithio â rhanddeiliaid mewnol ac allanol allweddol, paratoi agenda a chymryd cofnodion gan sicrhau y gwneir yr holl drefniadau h.y. gosod yr ystafell, fideo-gynadledda/cyfleusterau sain a lluniaeth.

· Croesawu ymwelwyr â'r adran drwy eu hebrwng i’r man aros a chynnig lluniaeth.

· Canfod lleoliadau ar gyfer digwyddiadau a’u trefnu, ac adnoddau priodol a'u harchebu.

· Trefnu teithio a llety ar gyfer y tîm fel bo angen.

· Archebu a derbyn nwyddau swyddfa a chodi archebion sy'n ymwneud â Phrosiectau gan ddefnyddio system Oracle.

· Defnyddio ystod eang o sgiliau prosesu geiriau, taenlenni, cronfeydd data a PowerPoint.

· Cynhyrchu adroddiadau, llythyrau, papurau a chofnodion cyfarfodydd megis cyfarfodydd tîm a chyfarfodydd bwrdd prosiectau/rhaglenni, yn gywir.

· Dehongli gwybodaeth a cheisiadau arferol a'u gweithredu'n briodol.

· Yn absenoldeb y rheolwr llinell, gwneud penderfyniadau ynghylch blaenoriaethau llwyth gwaith a defnyddio barn bersonol i sicrhau bod unrhyw broblemau sy'n codi yn cael eu trin yn briodol.

· Ymgymryd â chamau gweithredu a'u cychwyn yn unol â'r hyn a ddirprwywyd gan y rheolwr llinell